オンライン上でのコミュニケーションのミスをなくす心掛け

オンラインでのコミュニケーションが増えましたが上手くいってますか？

奈良のデザイン事務所、パーキーパット・デザインズ代表の前田です。
今回は、オンライン上でのコミュニケーションの中で起きるミスを減らすには、という点について考えていきます。リモートワークやオンライン上での会議や営業も増えてきて、そこで慣れていないことで起きる事柄って少なからずあると思います。

例えば、こんなこと…

伝えたことについて、不明点を何も聞いてこなかったので、伝わったと安心していたが、全く理解してもらえてなかった…
ある事情で担当の人が作業できなくなって遅れてしまいそうだったけど、一言チャットに連絡はあったが、誰もが見落としていた…
仕事の中でエラーがあったけど放置されていたため、全然解決されず進んでおらず締め切りギリギリで大慌てになった…
誰かがやるだろうと手を付けなかったことを、誰もやらなくて責任のなすりつけになった…

上記なようなことが起きてはいないでしょうか。僕も複数のお客様とオンラインでやり取りしていても、同じやり取りでも各々で受け取り方が違ったりします。

ミスというと大げさかもしれませんが、そういったことを未然に防ぐ心掛けについて見ていきましょう。僕の経験則を大いに含んでおります。

心掛けその１：コミュニケーションが薄くなってしまいがちなことは頭に入れておく

まず、オンライン上でのコミュニケーションですが、やはりオフラインでのリアルでの場と比べれば、同じオフィスなどの同空間にいないので、人の感情や動きを読み取るのは難しくなります。そのために自然に過ごしていると、コミュニケーションが薄くなってしまいがちです。

ここで意外と重要だと気付かされたのが、自分がAさんのことを読み取れず困るというのと合わせて、Aさんのことを「あの人、最近調子悪そう」とかいう周りの反応を知れないという点でも、オンラインってコミュニケーションが薄くなってしまうんですよね。

まず一番の対処としては、そのコミュニケーションの稀薄性について意識しておくことです。「あの人ちゃんとやってるかな」「伝えたことちゃんと理解してもらえたかな」そういった気遣いがまずは必要ですね。それがあるとないとでは以下に記すような心掛けも通用しなくなってしまいますので、「コミュニケーションは薄くなりがちだ」という認識を、組織やチーム内で全員で意識しておきましょう。

心掛けその２：マメな連絡と返事のセット

オンライン上でのコミュニケーションツールは様々ですね。メールはもちろん、MessengerやChartwork、LINE、Slack、Discordなどなど。何を使うかを取り決めるのは当たり前ですが、大事なのはツールをしっかり活用することです。

活用といっても、特殊なテクニックを身につけるということではありません。しっかりと使う、疎かにしないという意味です。

コミュニケーションが薄くなってしまうと前述しましたが、それの対処法はコマメな連絡ですね。当たり前だと思うんですけど、これが徹底できないのが人間なんですよね。同じ空間にいたら口頭で何かのついでにとかできますが、オンラインだとそれがありませんので、本当に連絡が皆無になることも多々あります。

組織内であれば、今何してる、どこに行く、誰と何する予定などは当然のこと、新しいことを始めるときや、作業が終わったときなど行動の変化が起きるときは必ず連絡をする癖をつけると、行動の把握ができて安心です。特にしばらく離席や外出して連絡が取れない場合などは、一番意識しておいた方がよいです。目に見えないからこそ、違う方法で存在の有無を知らせる必要があります。

また、連絡に対する返事もとても重要です。これがないとコミュニケーションは成立してないとも僕は考えています。「はい」や「わかりました」など一言でもよいです。連絡を見たら必ずその場で返事する。連絡と返事はセットで心掛けましょう。それを徹底するだけで全然違います。連絡してからの「ちゃんと読んでくれたのかな？」というロスがとても勿体ないです。ちゃんとした回答が必要で時間が掛かる場合でも、「後ほど返答します」などと、連絡を見たことだけは先に返事しておきましょう。

心掛けその３：大事なことは何度でも言う

これもなんじゃそらと思われるかもしれませんが、経験上とても大事だと思っています。例えばビデオ会議の予定があれば、前日に「明日の会議よろしくお願いします」と伝えリマインドしておく。そしてその日の朝に「本日○○の会議ですね。直前になったら連絡します」と再度連絡。そして直前に「このあとよろしくお願いいたします。こちらチャットのURLです」などと伝えて会議の存在をしっかり知らせておく、というのは嫌味にならない程度に大事なことです。

自分が忘れないことはもちろん、相手への配慮と、こちらがちゃんと準備ができているアピールにもなるので、やっておいて損はありません。在宅など場所が変わらない分、頭の切り替えができず失念してしまう…という場合もありますので、こういった言葉のやり取りは大切です。あと、ビデオ会議など慣れていない方でしたら、慣れていないことを理由に忘れても仕方ないという気持ちにもなってしまうこともあります。どんなことが起きても大丈夫なように事前準備としてコミュニケーションも忘れないようにしておきましょう。